农业档案工作的重要性与管理举措

随着改革的深化和科学技术的快速发展，农业档案管理工作水平都应伴随时代的脉搏，与农业发展形势的需要相适应。农业工作涉及面广、管理环节多、工作要求高，档案管理工作要在农业开发建设中提供更好的服务。

1 档案管理工作的重要性

档案工作是单位工作的一个重要组成部分，为单位领导组织和决策提供基本保障，应受到单位领导的高度重视。如何使单位领导对档案管理重视起来，成为当前的一个普遍问题。

一是档案人员应及时、经常地向单位领导汇报档案工作情况，使领导了解档案工作中遇到的问题和需要解决的困难，便于领导适时解决档案工作的有关问题。

二是档案工作人员积极结合农业开发中心工作需要，提供信息服务，为领导决策当好参谋。以优质的信息服务赢得领导对档案工作和自己工作能力的认同。

三是档案工作争取领导的重视与支持，为档案工作的开展创造良好的环境和条件。

2 档案管理工作的方法步骤

2.1 项目建设档案

项目建设档案是指项目从申请到移交所形成的文字、图片等一系列的材料，是一个项目从开始施工到最后竣工的整体概况。

2.1.1 项目建设申报立项档案

任何项目建设立项前都离不开最初的调查研究，由这些基础的数据和文字形成的农业开发项目可行性研究报告、申请、项目计划表等是档案立卷的基础材料。项目被批复后，该批复文件及项目实施计划表也要纳入归档范畴。

2.1.2 项目建设工程招投标及监理档案

项目合同是农业开发与设计、监理、施工各方联系的唯一纽带和桥梁，整个工程建设过程中的一切行为都是围绕合同进行的。在合同管理过程中形成的大量资料，如人员管理、质量管理、资金管理、建设监理等基础资料，应是档案归档的重要范围。因此，在建设实践中产生的各种原始资料，既是解决合同纠纷的重要依据，也是档案工作服务于合同管理的重要内容。

工程监理档案是项目建设档案的重要组成部分。在监理过程中，工程的施工情况、质量检测情况、进度控制情况、资金的运作情况，整个项目合同的实施情况、监理情况形成了大量的资料，都应纳入项目建设档案管理范围。因此，收集全、保管好项目建设工程招投标及监理档案显得尤为重要。

2.1.3 项目建设工程竣工档案

项目建设工程竣工后，应及时整理合同文件和有关工程技术档案材料，参与工程竣工预验收和相关验收文件，提交工程监理报告等，把好最后的收口关。

2.1.4 项目建设图片档案管理

项目建设图片包括开发前、开发中、开发后三个部分。档案人员应随时收集、整理并按时间先后顺序排列图片，保留好这样一组图片，就会一目了然地看到一个项目区开发的全部历程。

2.2 会计档案

农业项目开发会计档案包括会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业材料。

2.2.1 健全和完善法规制度

健全和完善的法规制度是确保会计档案真实和完整的根本措施。会计人员依法填制的会计凭证、登记会计帐簿、编制财务会计报表及会计文件材料都要纳入归档范围。

2.2.2 认真履行职责，规范档案行为

会计档案资料是在工作实践中产生，经财会人员记录和保存下来的，档案人员要明确岗位责任，必须严格按《会计档案管理方法》规定保管、查阅、复制、借出、销毁等，规范档案人员的行为。

2.2.3 科学管理会计档案

财会人员和档案工作人员，应按归档范围，做好会计档案的收集工作。随着电子计算机技术的推广和普及，采用计算机进行会计核算，产生了大量的电子文件，电子文件也要按有关规定归档。但在归档时，还应保存打印出来的相应的纸质会计档案。

整理归档时必须按照相同的原则处理，这样才能保持文件归档的一致性和连续性，便于今后工作查找和利用。在整理过程中，要按照保管期限表，正确区分保管期限，将相同保管期限的档案文件立在同一个卷内。保管好会计档案是维护会计档案安全完整的经常性和基础性的工作。

3 未来发展建议

一是实行办公自动化，建立机读目录，便于利用者自行检索，即省时又省力。二是制订电子文件档案管理方法，解决纸质档案与部分电子文件档案重复编号的问题。三是应用高科技尝试运用计算机图像扫描和数字图像处理技术，将图片档案进行数字化转换，这样不仅利于图片档案的保管，同时提高了利用率。

文章来源：《农业开发与装备》 网址: http://www.nykfyzb.cn/qikandaodu/2020/0721/381.html